Comment Rédiger plus vite votre courrier pour gagner du temps

Comme promis dans le précédent article, voici  Comment Rédiger  plus vite votre courrier pour gagner du temps

Le dictaphone est un outil précieux qui peut vous faire gagner un temps considérable. Si vous voulez que votre secrétaire en gagne aussi, vous devez respecter quelque règles très simples :

  - Entraînez-vous à parler à un microphone tout en imaginant la personne à qui le courrier est destiné.

  - Commencez toujours par donner les grandes lignes de ce que vous allez dire, et les destinataires.

  - Éliminez les bruits de fond.

  - Indiquez la ponctuation.

  - Arrêtez l'enregistrement pendant que vous réfléchissez (surtout s'il s'agit d'une réflexion silencieuse !).

  - Si vous vous trompez, effacez votre erreur en rembobinant la cassette et en enregistrant par-dessus la nouvelle version.

  - Indiquez à qui vous voulez faire parvenir copie de ce courrier "pour information".

  - N'utilisez ce mode d'expression que si votre secrétaire a une machine à mémoire et peut corriger rapidement ses erreurs - ou les vôtres - après relecture.

  Certaines personnes dictent avec beaucoup de facilité ; pour d'autres, c'est une question d'entraînement. À raison de 10 à 15 minutes par jour, vous vous y habituerez très vite.

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