Comment tisser de bonnes relations d'affaires grâce aux réunions?

Comment améliorer l'accueil de vos participants

Vous voulez que vos participants prennent connaissance d'un document dès le début de la réunion. Vous pouvez le poser simplement sur chaque chaise, en attendant que son occupant le prenne en main et le lise. Mais, ce n'est pas une bonne solution. Cette méthode a l'inconvénient de vous faire rater une formidable occasion de contacts.

Utilisez plutôt vos documents comme un outil pour créer un lien entre vous et chaque personne qui entre dans la salle !

Profitez-en pour vous présenter à un participant encore inconnu. Pour ceux que vous connaissez déjà, c'est une occasion pour leur dire un mot d'accueil personnel et, peut-être même, de leur demander une participation sur un point précis du programme.

En plus du bénéfice du contact, vous en tirez un autre avantage : au lieu d'attendre en coulisses et d'alimenter votre trac en vous énervant de plus en plus, vous vous distrayez activement et vous créez déjà les bases d'un vrai climat de communication.

Si vous avez beaucoup de personnes à accueillir, organisez des tables d'accueil par ordre alphabétique.

Choisissez parmi vos collaborateurs ceux qui connaissent le mieux les participants (et les plus souriants ou "accueillants"), et dites-leur bien de faire sentir à chaque arrivant qu'il est le bienvenu et qu'on l'attend avec chaleur et gentillesse.

Remise de documents : ne ratez pas votre effet !

Quand faut-il remettre les documents aux participants, lors d'une réunion ou d'une conférence ?

Avant ?

Pendant ?

Après ?

Les effets varient suivant votre objectif.

Voici quelques conseils pour vous aider à faire le bon choix :

Avant

+ Permet aux participants de préparer la réunion. Les documents doivent être courts et concis, sinon ils ne sont pas lus.

Permet à tous les participants de partir d'un même niveau d'information.

- Vous n'êtes plus libre de changer la construction ou le programme.

Vous n'avez aucun contrôle pour savoir si oui ou non les documents ont été lus.

Les participants arrivent à la réunion avec des idées déjà toutes faites.

Pendant

+ Moyen d'animer une réunion en activant les participants (faire remplir des documents, etc.).

Favorise la mémorisation (écouter + lire + écrire). Permet de faire participer tout le monde.

- Peut avoir un effet distractif, demande à être bien organisé à l'avance.

Après

+ Prolonge l'effet de la réunion. Sert d'aide-mémoire.

Permet la souplesse : suivant le déroulement de la réunion, on distribue ou pas les documents.

- Vous n'avez pas de contrôle pour savoir si les documents ont été lus ou pas.

Adaptez-vous à chaque situation et réfléchissez-y bien avant, afin de ne pas rater votre effet.

Pour aller plus loin...

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Source: Communication efficace.

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